Work From Home -opas pienyrityksille

Work From Home Guide

Työntekijöiden saaminen työskentelemään kotona on loistava tapa tehostaa sosiaalista etäisyyttä COVID-19-pandemian aikana. Etäkäytön avulla voidaan myös vähentää toistaiseksi kustannuksia, mikä on välttämätöntä yrityksille, joilla on budjetti. Vaikka suuret yritykset ovat huomanneet tämän alusta alkaen, pienemmillä organisaatioilla voi olla vaikeuksia perustaa menestyvää etäjärjestelmää.

Olemme täällä auttamassa tee siirtymä mahdollisimman saumattomaksi.

Tässä artikkelissa keskitytään luetelemaan kaikki olennaiset työkalut, joita pieni yritys tarvitsee tehokkaan etäympäristön rakentamiseksi. Tarkistuslista koostuu työkaluista ja vaiheista, jotka jokaisen pienen ja keskisuuren yrityksen on toteutettava, jotta se pääsee etäisyyteen ja pysyy tehokkaana samalla.

1. Hanki kaikki tarvittavat laitteistot

Etätyön aloittamiseksi kaikki työntekijät tarvitsevat laitteiston pääsyn verkkosivustoille, asiakirjojen jakamiseen ja käsittelemiseen sekä yhteydenpitoon yrityksen muiden jäsenten kanssa. Useimmiten tämä tarkoittaa joko yrityksen omistamia laitteita tai henkilökohtaisia ​​laitteita.

Jokaisella työntekijällä tulisi olla yksi kannettava tietokone tai tietokone, riippumatta siitä, onko se yrityksen omistama vai henkilökohtainen laite, yrityksenne mielestä. Jos haluat työntekijöillesi ammattimaisemman ja turvallisemman kokemuksen ja riittävän budjetin, suosittelemme jakamaan yrityksen laitteita. Voit asettaa rajoituksia, seurata toimintaa ja antaa työntekijöillesi helpottaa henkilökohtaisen ja työelämän erottamista.

Varmista, että kaikilla työntekijöillä on sopiva laite työskentelemään alallaan. Esimerkiksi graafinen suunnittelija tarvitsee tietokoneen, joka on varustettu resurssien vaativien sovellusten käsittelemiseen, kun taas kirjoittaja voi tulla toimeen vähemmän tehokkailla laitteilla.

Jos yrityksesi jakaa laitteita työntekijöille, muista seurata mitä laitetta ja minne se menee. Suosittelemme laskentataulukon perustamista, joka sisältää tietoja, kuten laitteen sarjanumerot, työntekijän nimen ja allekirjoituksen sekä laitemallin. Tämä varmistaa, ettei mikään laite sekoitu tai katoa.

2. Paranna turvallisuutta VPN-palveluilla

VPN on lyhenne sanoista Virtual Private Network. Lyhyesti sanottuna VPN on virtuaalikaapeli, joka yhdistää tietokoneen muuhun kuin paikalliseen verkkoon ja tarjoaa suojatun yhteyden piilossa ulkopuolisilta. Tämä on erittäin hyödyllinen palvelu etätyöntekijöille, koska se vähentää luottamuksellisten tietojen paljastamisen riskiä.

VPN: n käytön monia muita etuja ovat pääsy verkkosivustoille, jotka on estetty työntekijän maassa tai sen alueella, lisääntynyt yksityisyys Internet-palveluntarjoajilta, suojaus hakkereita vastaan ​​sekä parempi Internet-yhteys palvelimiin käyttämällä yksityisiä, suoria reittejä.

VPN: llä on omat haavoittuvuutensa, kun hyökkääjät yrittävät hyödyntää tiettyjä heikkoja kohtia ja hyödyntää salausprotokollia. Työntekijät ovat kuitenkin edelleen turvallisempia VPN: n kanssa, koska hyökkääjät tarvitsevat enemmän aikaa ja resursseja heidän jäljittämiseen, mikä tekee vähemmän todennäköisestä, että he kohdistavat heihin.

VPN-suosituksemme sisältävät NordVPN , ExpressVPN ja CyberGhost . Kaikki nämä palvelut ovat nopeita, helppokäyttöisiä ja edullisia pienyrityksille.

3. Seuraa aikaa

svchost.exe (netsvcs) korkea muisti

Koska et voi tarkistaa, työskenteleekö työntekijä henkilökohtaisesti kuten tekisit toimistossa, sinun on pystyttävä näkemään, milloin he kelloivat käytännössä. Voit aina pyytää heitä yksinkertaisesti kirjoittamaan sen muistiin ja lähettämään sinulle, mutta tämä ei ole tehokasta ja jättää paljon vapaata tilaa työntekijöille.

Tarkempi ja tehokkaampi tapa on käyttää virtuaalista Time Tracker -ohjelmaa, joka pitää sinut ajan tasalla heti, kun työntekijä alkaa tai lopettaa työskentelyn. Muiden näistä työkaluista löytyvien hyödyllisten ominaisuuksien avulla voit tarkistaa IP-osoitteen, josta työntekijäsi kirjautui, mikä voi varmistaa, että he ovat kodeissaan.

Kirjausaika on myös välttämätöntä, jotta voit määrittää, kuinka monta tuntia työntekijä on viettänyt työssään. Tämä on tärkeää, jos maksat ihmisille tuntihinnan perusteella, koska tarvitset tarkan raportin. Yhdistämällä tämä tietokoneen valvontatyökaluihin voi varmistaa, että työntekijät eivät yritä huijata järjestelmää.

Näihin tarkoituksiin suosittelemme ehdottomasti sisällyttämään iRatkaistu , sekä Toggl sovellus.

4. Käytä tehokkaita viestintävälineitä

Puhelimitse puhuminen ei riitä siirryttäessä etätyöhön. Sinun on hyödynnettävä erilaisia ​​viestintävälineitä, jotta pysyt työntekijöiden kanssa, vastaat ja kysyt, jakavat tiedostoja ja tarkastavat säännöllisesti jokaisen käynnissä olevan projektin. Onneksi on olemassa monia ratkaisuja, jotka kaikki houkuttelevat eri ihmisryhmiä, joista voit valita.

Tässä on joitain suosituksiamme:

• Erimielisyydet : Vaikka Discord aloitti sovelluksen, joka houkuttelee nuorempia yleisöjä, se on kasvanut yhdeksi käytetyimmistä ohjelmistoista viestintätarkoituksiin. Koska Discord pystyy keskustelemaan henkilökohtaisesti, ryhmissä ja erillisissä palvelimissa, Discord kattaa kaikki yrityksen mahdollisesti tarvitsemat viestintätarpeet. Parasta on, että kaikki on ilmaista.
• Löysä : Jos tarvitset ammattimaisempaa ratkaisua, Slack on saanut takaisin. Sen avulla voit saada työntekijät yhteen ja määrittää sitten erilaisia ​​kanavia keskusteluun, ilmoituksiin, päivityksiin ja työhön. Mikä erottaa sen muista viestintäratkaisuista, on ammattimainen integrointi yritystyökaluihin, kuten Dropbox, Outlook-kalenteri, Salesforce ja Jira Cloud.
• Microsoft Teams : Toimiiko yrityksesi Office-tuotteiden, kuten Word tai Excel, kanssa? All-in-one-viestintäratkaisusi on oltava Microsoft Teams. Sen avulla voit määrittää virtuaalisen version yrityksestäsi ja antaa sitten kaikki työkalut, joita tarvitset henkilökohtaisen toiminnan etäkäyttöön. Keskustele, aloita videopuheluja, pidä konferensseja ja integroitu Office-sovelluksiin yhteistyöhön ja projektien jakamiseen.
• Zoomaus : Konferensseja arvostaville yrityksille Zoom on paras tapa olla yhteydessä työntekijöihisi kasvotusten jopa satojen mailien päässä toisistaan. Nauti korkealaatuisista puheluista, joihin mahtuu suuri määrä hoitajia.

5. Tee yhteistyötä työntekijöiden kanssa

Vaikka yksinkertaisesti kommunikointi muiden kanssa voi olla hyvin yhteistyöhön perustuvaa, voit aina parantaa tätä hyödyntämällä reaaliaikaiseen yhteistyöhön suunniteltuja sviittejä. Yhdistä tämä ääni- tai videopuheluihin tehostaaksesi työskentelyä muiden työntekijöiden rinnalla.

Suosituksemme ovat seuraavat:

• Office 365 (tunnetaan nyt nimellä Microsoft 365 ): Ehkä tämän päivän suosituin sovellussarja, Microsoft 365 on loistava ratkaisu työntekijöille, jotka haluavat tehdä yhteistyötä suurissa projekteissa. Essien kirjoittamisen, laskentataulukoiden, tietojen hallinnan ja jopa grafiikan luomisen työkaluilla voit tehdä yhteistyötä useissa projekteissa helposti.
• G Suite : Mikä tekee Googlen G Suitesta upean valinnan yhteistyölle, on sen saatavuus. Yhteistyöhön tarvitaan vain tietokone ja selain - asennusta ei tarvita. Voit työskennellä asiakirjojen, laskentataulukoiden ja jopa esitysten parissa vertaisryhmien kanssa tallennustilan ja tiedostojen jakamisen avulla Google Driven kautta.
• Työskentelen : Vaikka tämä paketti on saatavana vain Mac-käyttäjille, se on loistava työkalu harkita rahan sijoittamista. Luo kauniita asiakirjoja virtaviivaisilla työkaluilla ja tee yhteistyötä muiden työntekijöiden kanssa ilman, että sinun tarvitsee huolehtia tarpeettomista yksityiskohdista.

Toivomme, että tämän artikkelin apua , pystyit saamaan käsityksen siitä, mitä sinun täytyy tehdä ja hankkia menestyäksesi yrityksesi kanssa etänä. Toivotamme sinulle suurinta onnea ja toivomme, että saat mahdollisuuden työskennellä turvallisesti heidän kodinsa mukavasti.